Tutti i giorni ci chiedono dove, come e perché fare ed usare la copia conforme all’originale dei documenti. Qual’ è la loro validità e come fare perché siano riconosciuti anche all’estero.

Per l’omologazione dei titoli di studio servono le copie di vari documenti!

Sono in molti a chiederci l’omologazione dei titoli di studio e/o delle professioni ed in questo ambito chiediamo le copie dei vari documenti necessari.

Stiamo parlando per la Spagna in questo momento e la richiesta da parte degli Organi Spagnoli preposti al riconoscimento dei titoli di studio e professioni chiedono copie dei documenti tradotti ufficialmente.

Come devono essere queste copie?

Gli Organi delegati alle omologazioni dei titoli e professioni in Spagna chiedono (come minimo) delle “copias compulsadas” cioè delle fotocopie riconosciute come identiche all’originale da un Organismo Pubblico Spagnolo.

Praticamente si dà validità alla fotocopia del documento che si presenta e che a questo punto potrà essere tradotta da un traduttore ufficiale cioè un traduttore iscritto nell’albo dei traduttori riconosciuto dallo Stato Spagnolo.

Il tutto può essere presentato agli organi competenti per l’omologazione (equivalenza o convalida che sia).

Bisogna osservare in questo caso che la “copia compulsada” non garantisce l’autenticità del documento originale ma solo che le fotocopie sono uguali al documento da cui sono state fatte.

Perché si fa o si richiede una copia conforme?

La differenza quindi tra “copia compulsada” e copia autentica è quindi che la seconda è come un originale.

Alla copia dell’atto o del documento viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale apponendo (di solito) un timbro con una firma e una data apposte a penna, quindi manualmente.

Per attestare che una copia è veramente copia autentica il timbro e la firma e quant’altro devono essere originali altrimenti siamo in presenza solo di una fotocopia di una copia conforme!

In questo modo la copia conforme avrà lo stesso valore legale del documento originale, a tutti i fini e gli effetti di legge, in pratica è come avere un nuovo originale.

Viene richiesta proprio per non lasciare l’originale all’organismo pubblico o privato che ha richiesto il documento.

Un esempio lampante lo possiamo proprio avere nell’ambito delle omologazione dei titoli di studio.

Per non consegnare la pergamena originale del diploma di laurea si richiede una copia conforme all’istituto che che lo ha emesso.

Altro esempio è una copia della carta di identità o passaporto per i quali l’originale deve rimanere in mano al legittimo titolare, in questo caso infatti non si potrebbe viaggiare con la copia anche se autentica.

Chi può attestare una copia conforme e chi può farla?

Sono diverse le figure che possono attestare una copia conforme.

La copia conforme può essere emessa dallo stesso organo che ha emesso l’originale o può essere “autenticata” da un organo pubblico autorizzato a questo.

Nel primo caso quindi, per esempio, la segreteria della scuola che ha emesso il diploma originale può emettere una copia conforme del diploma originale attestando appunto che è copia conforme all’originale.
Un Notaio può emettere una copia conforme di un atto che ha redatto.

Nel secondo caso ci si presenterà con l’originale ed una fotocopia dello stesso da un Pubblico Ufficiale che può essere:

• il pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento;
• il segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco;
• un notaio;
• un cancelliere dell’ufficio copie autentiche del Tribunale;
• Ministeri
• Ambasciate o Consolati.

Qual è il costo di una copia conforme?

Il costo in Italia di una copia autentica ad oggi (2021) è di 16 € ogni 4 facciate del documento originale più 0,52 € per diritti di segreteria.

Questo costo sarà richiesto dal funzionario che non sia un Notaio e le marche da bollo per il pagamento vanno fatte dal tabaccaio.

Nel caso in cui la copia sia fatta da un Notaio sarà richiesta una parcella che dipenderà dal tipo di documento.

Copia conforme italiana o compulsa spagnola?

Per l’onerosità della copia conforme a volte optiamo, ove possibile, per la copia compulsada da eseguirsi però presso una Autorità Spagnola in Territorio Spagnolo o Ambasciata e/o Consolato se in Territorio Italiano.

Il costo in questo caso si abbassa!

Non è però sempre possibile optare per questa soluzione soprattutto per il documento di identità, documento che non è il caso sia spedito e non sia in possesso dei legittimi titolari.

Quando applicare l’Apostilla de la Haya?

Anche se la UE ha semplificato il rapporto tra le pubbliche amministrazioni dei vari paesi dell’Unione, non tutti i documenti emessi dalle pubbliche amministrazioni sono esenti dall’Apostilla de la Haya per essere riconosciuti validi.

Per il resto, nelle copie conformi deve essere posta anche l’Apostilla che lo si fa presso la Prefettura per quel che riguarda l’Italia.